La navigation dans les dossiers Xdepo

1) Présentation et concepts

Xdepo permet d'organiser des documents XML dans des dossiers. Ces dossiers peuvent contenir à la fois des documents et des sous-dossiers, permettant ainsi d'obtenir une hiérarchie de dossiers. Cette organisation est tout à fait équivalente à celle d'un disque dur.

Pourquoi créer des dossiers ? A quel moment créer des sous-dossiers pour y déposer des documents ? Est-ce que j'ai trop de documents dans mon dossier ? Il n'existe pas de réponse définitive à ces questions légitimes. Toutefois, nous fournissons ici quelques règles simples pour vous aider à déterminer si votre organisation est optimale.

• Est-ce que les utilisateurs comprennent l'organisation des dossiers sur le site ? Il s'agit d'un critère très important car il détermine la facilité d'utilisation du site.
• Est-ce que la présentation des documents ou des sous-dossiers se fait en plusieurs pages écrans ? Si oui, la navigation devient plus difficile et il est peut-être mieux de créer davantage de dossiers ou de niveaux de dossiers.
• Lorsqu'il y a un trop grand nombre de documents dans un dossier (plusieurs dizaines de milliers), l'efficacité de la base de données peut diminuer quelque peu.

Comme vous pouvez le constater, ces quelques conseils sont relativement génériques. Seuls les utilisateurs peuvent vraiment savoir comment organiser les dossiers et les fichiers.

2) Fenêtre de navigation

La consultation du contenu dans un site Xdepo se fait d'abord et avant tout par la navigation dans les dossiers, afin de visualiser leur contenu – sous-dossiers et documents. Cette navigation se fait à l'aide d'une fenêtre de navigation générale, que l'on trouve partout dans un site Xdepo. L'illustration suivante présente un exemple de fenêtre de navigation générale Xdepo, pour un utilisateur ayant tous les droits.

Cette fenêtre de navigation est divisée en cinq parties principales qui sont, de haut en bas :

1. La zone de contexte , qui affiche le dossier en cours de consultation ainsi que les dossiers parents.
2. La zone des sous-dossiers , qui contient la liste des sous-dossiers du dossier en cours de consultation, avec pour chacun les fonctions disponibles. Cette zone contient également un bouton pour créer un sous-dossier et pour copier ou déplacer les dossiers. S'il y a plus de 10 sous-dossiers, ils seront présentés en plusieurs pages.
3. La zone des documents , qui contient les documents que l'on trouve dans le dossier en cours, avec des fonctions disponibles pour chaque document. Cette zone contient également des boutons pour ajouter un document ou pour en importer un, de même que des fonctions pour les déplacer, les copier, les supprimer ou les mettre à la corbeille.
4. La zone de requête , qui contient un formulaire de recherche pour retrouver rapidement des documents dans la base de données.
5. La zone de gestion , qui contient des boutons pour effectuer différentes opérations de gestion ou avancées, comme des requêtes Xquery, des sauvegardes, etc. On y trouve notamment un bouton pour se déconnecter.

Les différentes fonctions accessibles depuis cette fenêtre de navigation seront détaillées dans d'autres sections de cette documentation. Il y a toutefois une fonction qu'il faut connaître dès le départ : comment naviguer dans les différents dossiers. Il y a toujours, en effet, un dossier en cours (celui-ci est affiché dans la zone de contexte) et toutes les opérations sont effectuées par rapport à ce dossier en cours. On doit donc être capable de naviguer d'un dossier à l'autre pour déterminer le dossier en cours.

Cette navigation est simple et intuitive. Pour aller dans un sous-dossier, cliquer sur le nom du dossier dans la zone des sous-dossiers. Par exemple, dans l'illustration précédente, vous pouvez cliquer sur le lien Documents officiels pour aller dans ce sous-dossier. Pour remonter vers l'un ou l'autre des dossiers ancêtres du dossier en cours, vous devez cliquer sur son nom dans la zone de contexte. Par exemple, dans l'illustration ci-dessus, vous pouvez aller directement dans le dossier Racine en cliquant sur ce nom dans la zone de contexte.

3) Créer des dossiers

La création d'un dossier permet d'obtenir un nouveau conteneur pour y mettre des documents ou d'autres dossiers. Pour créer un dossier on doit d'abord se déplacer dans le dossier dans lequel on veut le créer.

Dans la zone des sous-dossiers, si vous avez les autorisations requises, vous aurez un bouton pour créer un sous-dossier, comme dans l'illustration suivante :

Dans l'illustration précédente, si vous cliquez sur Créer un sous-dossier , le nouveau sous-dossier se retrouvera dans le dossier Documentation. Ce dernier contiendra donc trois sous-dossiers: Documents officiels , Documents de test et celui que vous aurez créer.

Pour créer un dossier, vous devez saisir au moins deux informations :

Code du dossier

Le code est l'identifiant interne du dossier, celui utilisé dans les chemins système menant à ce dossier. Utiliser seulement des caractères ASCII, sans accent, sans espace.

Nom ou titre du dossier

Le nom ou le titre du dossier est celui que vous allez voir dans l'interface de navigation. Vous pouvez saisir plusieurs noms ou titres, en différentes langues.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Créer un sous-dossier , le formulaire suivant est affiché :

Une zone vous permet de saisir le code, et une autre vous permet de saisir le nom ou le titre. Pour insérer de nouveaux titres, cliquez sur le bouton +. Une fois les données saisies, cliquer sur le bouton Enregistrer les données et le dossier sera créé. Il apparaîtra dans la fenêtre de navigation, comme dans cette illustration :

Les dossiers peuvent être renommés, supprimés ou déplacés. Pour en savoir plus sur ces fonctions, se référer au document sur la gestion des documents et dossiers .

Pour modifier le nom d'un dossier, vous devez cliquer sur l'icône de modification située à gauche du dossier dans la zone des sous-dossiers :

En cliquant sur cette icône, vous obtiendrez le même formulaire que pour la création du dossier, mais sans possibilité de modifier le code qui doit rester le même.

4) Le dossier virtuel Bureau

Sur certains sites Xdepo, il existe un dossier particulier appelé le Bureau , qui est propre à l'utilisateur. Il s'agit en quelque sorte de son dossier maison où il peut stocker ses documents, ses requêtes, etc. Lorsque cette fonction est activée, on peut retourner au dossier Bureau depuis n'importe quelle page Xdepo en cliquant sur le lien Bureau au début de la zone de contexte de la fenêtre de navigation, comme dans l'illustration suivante :

Le contenu de ce dossier virtuel spécial peut varier d'une installation à l'autre, et c'est pourquoi nous ne le documenterons pas ici.

5) Les dossiers système

Certains dossiers jouent un rôle particulier dans une installation Xdepo. D'ailleurs, il est possible que vous n'ayez pas accès au contenu de ces dossiers. Ces dossiers système sont tous situés à la racine de la base de données, comme on peut le voir sur l'illustration suivante :

Les dossiers système et leur signification sont les suivants :

Lists

Contient des listes de valeurs utilisées dans les formulaires. Ces listes peuvent être éditées avec un formulaire spécial.

Templates

Contient des modèles de documents pré-remplis, associés à des types de données et à des formulaires. Ces modèles peuvent faciliter la saisie des documents.

XQuery

Contient des requêtes de recherche Xquery déjà préparées et que l'on peut exécuter par la suite.

system

Contient des informations système telles que les utilisateurs.

home

Ce dossier contient les dossiers virtuels Bureau des différents utilisateurs.

Corbeille

Une corbeille pour contenir des documents supprimés non définitivement.