La connexion à une base Xdepo et la gestion des utilisateurs
1) Introduction
Les utilisateurs sont au coeur d'une base de données Xdepo et de l'application qui permet d'y accéder. Ainsi, les documents et dossiers sont toujours la propriété d'un utilisateur ; la modification de ces documents ou dossiers est toujours restreinte à un certain nombre d'utilisateurs, etc.
Par ailleurs, il n'est pas possible d'utiliser les services d'une installation Xdepo sans d'abord s'identifier, de manière à ce que le système sache quel est l'utilisateur et surtout quels sont ses privilèges.
Dans ce document, vous trouverez des instructions précises pour se connecter à une base de données, se déconnecter, modifier les paramètres de l'utilisateur en cours et enfin pour créer, modifier et supprimer des utilisateurs et des groupes.
2) Connexion et déconnexion
Pour utiliser les différents services offerts par Xdepo, il est essentiel de se connecter à l'aide d'un code utilisateur et d'un mot de passe. Chaque base de données gérée par Xdepo possède son propre ensemble d'utilisateurs, et donc de codes et de mots de passe.
Une fois un utilisateur correctement identifié, il peut effectuer les opérations qui lui sont permises, et ce pendant toute la durée de sa session. Cette session peut se terminer de deux manières différentes :
- Si l'utilisateur choisit de se déconnecter
- Si l'utilisateur n'accède à aucune fonction Xdepo pendant un certain laps de de temps, paramétrable sur le serveur, mais en général de l'ordre de 30 minutes.
Si la session est terminée, ou si aucune session n'a été ouverte par que l'utilisateur arrive sur l'installation, une tentative d'accès aux fonctionnalités Xdepo amènera l'utilisateur au formulaire d'identification et de connexion à une base de données, tel que celui-ci :
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L'utilisateur doit renseigner quatre informations :
- La base de données à laquelle il veut se connecter. Sur une même installation Xdepo, plusieurs bases de données peuvent être disponibles. Ces bases de données sont affichées dans une liste déroulante.
- Le code utilisateur.
- Le mot de passe.
- La langue d'interface. Le choix effectué à ce moment est valable pour toute la session. Pour changer la langue d'interface en cours de session, il est nécessaire de se déconnecter puis de se reconnecter en utilisant une autre langue.
Une fois ces informations renseignées, il suffit de cliquer sur le bouton Se connecter . Si les informations sont correctes, l'utilisateur sera dirigé soit à la racine des dossiers, soit sur son bureau, selon la configuration de l'installation Xdepo. A partir de là, il est possible de naviguer dans la base de données. Si le code et/ou le mot de passe sont erronés, le formulaire sera affiché de nouveau afin de permettre des corrections.
A noter que le formulaire de connexion à une base de données contient également des liens vers chaque langue d'interface disponible, tout en bas du formulaire. Cela permet d'afficher ce même formulaire dans une autre langue.
Pour se déconnecter, il suffit d'utiliser le bouton Se déconnecter que l'on retrouve dans la zone d'administration dans toute fenêtre de navigation Xdepo :
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Après avoir cliqué sur ce bouton, la session se termine et l'écran de connexion à une base de données est affiché.
3) Gestion des utilisateurs
Les fonctions de gestion des utilisateurs permettent de créer des utilisateurs et des groupes, et éventuellement de modifier leur mot de passe.
Il y a deux contextes à distinguer : si vous avez des droits d'administration sur la base de données, vous pourrez créer de nouveaux utilisateurs et modifier les utilisateurs existants. Si vous n'avez pas ces droits, vous pourrez uniquement modifier votre propre mot de passe.
Utilisateurs privilégiés : gestion de tous les utilisateurs
Cette section ne concerne que les utilisateurs privilégiés, soit ceux faisant partie du groupe dba (administrateurs de bases de données).
Pour activer la fonction de gestion des utilisateurs, vous devez cliquer sur le bouton Utilisateurs situé dans la zone d'administration en bas de page Xdepo :
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On distingue trois zones dans ce formulaire, du haut vers le bas :
- Une liste permettant de choisir le code de l'utilisateur à modifier, le cas échéant.
- Des boutons permettant de supprimer ou d'ajouter des utilisateurs.
- Des boutons permettant de mettre à jour le mot de passe ou les groupes de l'utilisateur.
On peut donc effectuer quatre opérations de gestion des utilisateurs : ajouter ou supprimer un utilisateur, modifier son mot de passe et modifier les groupes auxquels il appartient.
Ajouter un utilisateur
Pour ajouter un utilisateur, cliquer sur le bouton Ajouter un utilisateur . Le formulaire suivant vous sera présenté :
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Vous avez donc quatre champs à remplir: le code utilisateur qui doit être unique dans la base de données ; le mot de passe, que vous devez saisir deux fois et qui doit avoir au moins 6 caractères ; la liste des groupes auxquels l'utilisateur doit appartenir, en commençant par son groupe principal. Les groupes doivent être séparés par une virgule. Si un groupe spécifié n'existe pas, il sera créé automatiquement.
Une fois les données saisies, vous devez cliquer sur Ajouter ce nouvel utilisateur et l'utilisateur sera créé. Si le formulaire vous est retourné, c'est que l'un des champs n'est pas correctement rempli, par exemple si le mot de passe comporte moins de 6 caractères.
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur, vous devez effectuer deux opérations :
- Sélectionner l'utilisateur dans la liste déroulante.
- Cliquer sur le bouton Supprimer un utilisateur .
L'illustration suivante montre les parties pertinentes du formulaire :
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Dans cet exemple, l'utilisateur query s'apprête à être supprimé. Une confirmation sera demandée, puis l'utilisateur définitivement supprimé. A noter que lorsque vous supprimez un utilisateur, les documents ou dossiers qui lui appartiennent ne sont pas altérés. Vous devrez donc éventuellement les supprimer ou modifier les permissions ou propriétaires de ces documents et dossiers.
Modifier le mot de passe
Pour modifier le mot de passe d'un utilisateur, vous devez sélectionner l'utilisateur dans la liste déroulante puis cliquer sur le bouton Mise à jour du mot de passe de l'utilisateur . Une fois cela fait, vous obtiendrez un formulaire tel que celui-ci :
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Ce formulaire est très simple à remplir, vous devez uniquement saisir le mot de passe deux fois et cliquer sur le bouton Sauvegarder . Lors de la prochaine connexion de l'utilisateur, il devra utiliser ce nouveau mot de passe.
A noter qu'il n'est pas possible de connaître le mot de passe d'un utilisateur, on peut seulement le modifier.
Modifier les groupes auxquels appartient un utilisateur
Pour modifier les groupes d'un utilisateur, on doit d'abord sélectionner l'utilisateur dans la liste déroulante et ensuite cliquer sur le bouton Mise à jour des groupes de l'utilisateur . Ensuite, un formulaire tel que celui-ci vous sera présenté :
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Dans ce formulaire, vous devez saisir ou compléter un seul champ, soit la liste des groupes séparés par une virgule. A noter que le champ sera déjà rempli par les groupes auxquels appartient déjà l'utilisateur, vous n'avez qu'à compléter ou modifier.
Utilisateurs normaux : modification du mot de passe
Tout utilisateur peut modifier lui-même le mot de passe pour se connecter à la base de données. Pour ce faire, il doit cliquer sur le bouton Utilisateurs qu'il trouvera dans la zone d'administration de la fenêtre de navigation, comme ceci :
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A noter que si l'utilisateur est privilégié, ce bouton n'est pas disponible, à la place on trouve le bouton de gestion complète des utilisateurs tel que présenté dans la section précédente, ce qui permet notamment de modifier son propre mot de passe.
Une fois que l'on clique sur le bouton Utilisateur , le formulaire suivant sera présenté :
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On doit alors saisir deux fois un mot de passe constitué d'au moins 6 caractères, puis cliquer sur le bouton Sauvegarder . Lors de la prochaine connexion, il faudra utiliser ce nouveau mot de passe.